Návod na organizaci konference
Pořádání velké, ale i menší konference představuje obrovskou zodpovědnost a bohužel s sebou přináší i mnohá úskalí. Ty zvládne organizátor překonat pouze v případě, že myslí opravdu na všechno. Proto jsme pro vás připravili poměrně hutný seznam, na co všechno při organizaci konference myslet.
Pozn.: Text není věnován tvorbě programu konference, ale její organizaci.
0) Termín
Špatně zvolený termín může celou konferenci doslova zhatit! Je proto velmi důležité zkontrolovat, zda se v ten samý den (či delší časový úsek) nepořádá v blízkém okolí (popřípadě v ČR) konkurenční konference na stejné nebo podobné téma. Dále pozor na prodloužené víkendy, prázdniny či důležité sportovní, politické a jiné události. Máte téměř 100% jistotu, že se vždy něco najde. Snažte se zvolit to nejmenší zlo, kterým rozhodně není semifinále MS v ledním hokeji, do kterého se pravděpodobně může dostat náš národní tým.
Klíčová je také volba dne v týdnu. U čistě českých jednodenních konferencí je ideální úterý či středa. V případě, že na konferenci zvete například nějaké významné zahraniční hosty, není od věci zvolit čtvrtek nebo pátek. Se zahraničními hosty a jejich partnery pak můžete strávit ještě hezký pracovně-přátelský víkend.
1) Místo, prostory, ubytování
Je nadevše jasné, že úspěch konference velmi ovlivní lokalita a s tím spojená dobrá dopravní
dostupnost (parkování, MHD). Pro vás je velmi důležité tyto faktory úspěchu skloubit s odpovídající
velikostí prostoru, nabídkou technického, personálního či cateringové zajištění, popularitou prostoru u cílové skupiny, možností ubytování hostů a přijatelných smluvních podmínek, které se týkají pronájmu. Zvažte, které výhody prostoru oceníte vy, a které návštěvníci. Podle toho prostor vyberte. Pomohou vám i reference ostatních organizátorů.
Některé hotely, restaurace či kongresová centra nabízí komplexní služby (technika, catering,
personál), čímž vám ušetří mnoho času, energie a pravděpodobně i financí. Přestože vám tvrdí, že
„všechno“ zařídí, nebojte se jich zeptat jak, a co všechno do toho „všeho“ vlastně spadá. Vaší zodpovědností je i dohled nad zodpovědnostmi partnerů. Mějte konferenci pod absolutní kontrolou. Půl hodiny před vpuštěním prvních návštěvníků vážně nechcete a nemáte řešit, proč nejsou šatní lístky a kolíčky, a jestli je měl zařídit majitel prostoru, nebo vy.
2) Lidské zdroje
Nemůžete všechno zvládnout sami. Prostě nemůžete. Mimo svůj vlastní organizační tým, který ví, kdy a kde má být, co přesně bude dělat a do čeho smí a nesmí během konference mluvit, pravděpodobně budete potřebovat i externí služby, do kterých patří hostesky, moderátor, fotograf, kameraman, ale třeba i překladatel, bezpečnostní služba nebo zdravotníci. Věřte, že oceníte i silné a šikovné pomocníky, kterým se důvěrně říká bedňáci i profesionální uklízecí službu.
Obklopujte se jenom schopnými lidmi. Když selže technika, nebolí to tolik, jako když zjistíte, že kámen úrazu jsou lidé z vašeho organizačního týmu nebo externích služeb. Mj. nezapomeňte zkontrolovat, zda na sebe máte všichni telefonní kontakt a zda jsou všichni srozuměni s dresscodem eventu.
3) Catering
Evergreen event managementu – jídlo a pití. Garantujeme vám, že jestli se po konferenci bude něco řešit víc, než program samotný, bude to právě občerstvení. Tak jdeme na to: za a) jídla a pití musí být dostatek, za b) nabídka musí být pestrá (počet vegetariánů či veganů roste stejně rychle jako počet lidí s potravinovými alergiemi na lepek či laktózu a ne všichni mají rádi jablečný džus), za c) catering musí být kvalitní (účastníci si všimnou, zda na nich šetříte, bez dobré kávy si neškrtnete a oschlé chlebíčky se do síně slávy také nezapíšou), za d) občerstvení někdo musí průběžně doplňovat / obsluhovat (zvažte účast sommeliera či výrobce potravin), za e) nezapomeňte na dostatek talířků, ubrousků, skleniček a příborů, za f) oddělte catering personálu, hostů a účinkujících (je to profesionální).
Nejde pouze o kvalitu, ale i o dobré zorganizování coffee breaků či obědů. Ať už děláte konferenci pro 10 nebo 100 a více lidí, nemůžete dopustit, aby se tvořily u občerstvení fronty. Rozmístěte jídlo a pití na více místech a zároveň dejte návštěvníkům dostatek času na to, aby se v klidu občerstvili.
4) Technika
Spolehlivost, výkon, naddimenzování = to je svatá trojice technického zabezpečení konference. Pojďme si položit pár otázek, na které byste měli být schopni odpovědět: Kolik bude potřeba mikrofonů? Kolik z nich bezdrátových (speakeři, moderátor, publikum) a kolik konferenčních? Budete chtít zvukový záznam konference? Nehodil by se projektor? A když ano, jaké rozměry plátna budou ideální? Z jakého zařízení budete pouštět prezentace? Co laserové ukazovátko a dálkové ovládání projektoru? Bude výkon PA (reproduktorů) dostatečně silný, takže řečníky uslyší i zadní řady? Mnozí návštěvníci budou mít své laptopy – mají dostatek zásuvek poblíž stolů? Jejich první otázkou určitě bude: „Je tu Wi-Fi?!“ – potěšíte je odpovědí, nebo ne? Některé konference se pořádají i v horských destinacích – bude tam signál? A co osvětlení, nebude potřeba přisvítit speakera nebo pódium, když bude sál kvůli projektoru potemněný? No vidíte! Pódium! Nebude potřeba postavit vyšší nebo větší pódium? Přistavit řečnický pultík?
Technické zabezpečení není vůbec žádná sranda, zejména řešíte-li ho poprvé. Také pamatujte na to, že trvá nějaký čas, než se technika postaví i odinstaluje a průběžné přestavby bývají velmi komplikované a často způsobují zpoždění. Mj. pořádáte-li něco opravdu velkého, pronajměte si dostatek profesionálních vysílaček. Jsou totiž jedním z nejspolehlivějších komunikačních přístrojů.
5) Harmonogram
Věříte, že žádné zpoždění nenastane? Nastane. Mohou ho zavinit účastníci (pozdním příchodem či nadšenými dotazy), ale i technický nebo kterýkoli jiný problém – tak s tím radši rovnou počítejte. V harmonogramu nezapomeňte na oblíbené coffee breaky (a pauzy na jídlo obecně) a časovou rezervu pro otázky a společnou diskuzi. Závěrečný networking bývá nejdůležitějším momentem konference a vyhradit na něj „celou půlhodinu“ prostě nestačí.
I správné rozvržení programu je velmi důležité. Např. u tradiční jednodenní konference dejte nejdůležitější témata hned ze začátku programu! Po obědě totiž může i 30 % návštěvníků z nejrůznějších důvodů odejít. Nedávejte řečníkům více než 15 minut a v případě, je-li to opravdu nutné, rozdělte jejich prezentace na více kratších částí.
Když už máte harmonogram hotový, tak si ho hlavně nenechte pro sebe. Vyvěste ho na viditelná místa, rozdejte účastníkům, umístěte web, facebookovou událost… Harmonogram musí všechny pronásledovat na každém kroku. I ostatní členy organizačního týmu. Pro ty je dobré vytvořit speciální harmonogram, který upozorňuje např. na příjezdy techniky, speciální požadavky řečníků, pauzy na jídlo atd.
6) Bezpečnost
Už u lidských zdrojů jsme narazili na security a zdravotníky. Do bezpečnosti ale patří i znalost prostoru. Zjistěte, kde jsou hasicí přístroje, lékárnička a únikový východ. Stát se může leccos a organizátor by na to měl být připraven.
7) Malé, ale velmi podstatné detaily
Profesionalitu konference potvrdí i příprava čitelných jmenovek řečníků nebo visaček se jménem a
firmou pro všechny návštěvníky (hodí se zejména pro závěrečný networking). Řečníci ocení
odpočítávání času, návštěvníci budou rádi za šipky a další značky, které je navedou do sálů či na
toalety. Nezapomeňte ani na prezenční listinu nebo zasedací pořádek hostů. Praktické jsou také
notýsky a tužky na stolech účastníků či košík na vizitky u vstupu. Malý dáreček na rozloučenou
(např. tužka s logem konference) a vhodná výzdoba také nikoho neurazí.
8) Propagace
Žádná konference se neobejde bez adekvátní reklamy. U velkých událostí se hodí vydat tiskovou zprávu před a po konferenci, mít pořádný web, sofistikovaný e-mailing i reklama v médiích (tisk, TV, radio, online) či outdoorová reklama. U těch menších pak postačí dobře cílená a hezky zpracovaná pozvánka, aktivity na soc. sítích (stránka na Twitteru či Facebooku, FB událost, vlastní #hashtag sjednocující příspěvky o konferenci atd.) a jednoduchý web se všemi nejdůležitějšími informacemi. Nezapomeňte, že hlavním tahákem jsou řečníci a účel / přínos konference. Právě na tom musíte vaše marketingové aktivity postavit.
9) Rozpočet
Počty jsou jako u kteréhokoli jiného eventu docela jednoduché: příjmy mínus výdaje by měly dát přinejhorším nulu. Naše rada? Místo škrtání „zbytečných“ výdajů za „nepotřebné“ položky se snažte udělat konferenci natolik atraktivní, že účastníci i sponzoři rádi vytáhnou z kapsy Komenského nebo třeba i Palackého navíc. Díky tomu můžete zaplatit nejen chutnější catering, ale třeba i poplatky OSA nebo pojištění akce.
Výdaje lze snížit nejen sponzorskými finančními dary, ale také dary věcnými. Příkladem může být poskytnutí obrandovaných tužek/notýsků partnerskou firmou, která se tím může na konferenci zviditelnit. Vy je díky tomu nebudete muset kupovat, a jak už dobře víme, „halíře dělají talíře“.
Někdy vám náklady pokryjí sponzoři a reklamní prostory, jindy vám pomohou i příspěvky od návštěvníků. V takovém případě myslete na finanční možnosti cílové skupiny. Businessmani a právníci budou ochotni zaplatit více učitelé nebo umělci.
10) Zpětná vazba
Tak a je po konferenci. Bylo to super! Nebo máte naopak pocit, že jste zklamali a konference nestála za nic? Váš názor je subjektivní a není nic cennějšího než získání feedbacku přímo od návštěvníků. O zpětnou vazbu si řekněte např. tištěným dotazníkem nebo e-mailingem po akci. Mnohé vám prozradí i sledování hashtagu konference na sociálních sítích – tam bývají lidé nejupřímnější.
Nezacházeli jsme do úplných detailů, nicméně věříme, že vás k cestě za detaily tento návod motivoval. Hodně štěstí!